一场周全的展会策划该如何做，展会策划全流程介绍

2018-03-30 13:10

（原标题：展会策划方案）

一、关于展会

展会名称：

展会地点：

二、参展目标

首先了解展会参观者的大致情况，以及企业自身能投入多少资源。尔后制定出可量化目标（便于用合理的评估机制监控展会的绩效）。

展会的可选择目标如下：

1、接触新客户；

2、提升企业形象；

3、与顾客互动；

4、促销现有产品；

5、新品发布；

6、获取竞争对手的情报；

7、赶超竞争对手；

8、提升士气；

9、获取销售订单；

10、接触分销商等

三、参展准备（

一）参展产品

1、展品选择考虑的因素

（1）种类；

（2）数量；

（3）主推产品；

（4）销售价格；

（5）打折规范；

（6）摆放主次位置；

（8）样品的运输；

（9）布展及撤展时间。

2、确定展品的选择

（1）收集样品实物带数码相机展厅收到公司集典型样品实物，样品不求多，但求精。带不了的样品拍相片，做好样品的分类和编号。

（2）建立商品档案将数码相机拍摄的商品图片导入数据库，然后，看图补充商品其他详细描述，输入产品的价格、规格及各种基本信息（货号、颜色、规格等），建立起商品资料库。

（3）批量制作所有样品的货号标签，打印到不干胶纸上贴于样品上。剪下每个编号的样品条码标签，贴到相关样品实物上。

（二）参展服饰
直观形象是最有影响力的，参展人员是公司的代言人，展会期间应穿着正式、统一的服装，佩上公司统一的司标logo。一方面可代表公司的形象，另一方面也是对参观者的尊重（选择引人注目的形象，西装是很好的选择；合身、配套的上衣或T恤衫也会引来潜在顾客的询问和寻求帮助）。

（三）宣传资料宣传资料应内容详尽并增加一些快速的信息查阅和视觉亮点，不可太大、太重、介绍模糊或介绍庸长，赠送给主要客户和展览中的参观者。

宣传单张——十六开大小，是展会过程中企业向参观者派发最多的资料之一，上面应有简单的企业、产品和服务介绍。宣传单页的画面应尽量精美一些，纸张做得特殊一些。

宣传画册——宣传画册反映的是企业的综合实力和情况，信息范围相对于宣传单张宽泛一些，所以应“稳重一些”，在画面上以图文并茂的形式进行介绍，在开本、工艺和装订方式等方面体现出强烈的个性。

（四）关于礼品

展会过程中所派发的物品包括宣传册、礼品袋等印刷品，以及文具和其它小礼品。

纪念礼品，首先要具有一定功能性（如立体台历、拼图像框、漂亮的鼠标垫等等），其次需要好的做工和质量。最后打上企业信息。如纪念笔、便签本、透明小胶盒、台历日历、拼图、钥匙扣等。

礼品包袋，既然是礼品，要送就要送得体面、实用。做礼品袋，首先要漂亮，其次是礼品袋的材质和质量要有保证，最后打上企业信息。

注意事项：

手册、赠品及样品尽量不要直接摆放在桌上任参观者自动拿走后离开，而应由参展人员有目标地将事先准备好的企业印刷品或精致小礼品适时发送给潜力客户。

（五）展台设计

1、展位设计原则

（1）考虑展位利用率的最大化；

（2）考虑人流心理及流向；

（3）符合参观对象的审美导向；

（4）考虑施工难度及成本因素；

（5）考虑安全性。

2、展台设计要求

（1）多数参观者来展会的目的是为了搜集信息，因此展台需要布置得非常醒目，以吸引人们的注意力，还要能传达企业的某些具体信息。

（2）展会是发布新产品的好机会，企业的最新产品应当在展台上有所体现。

（3）在展会上划出一块远离公众视线的安静区域，这样可以方便潜在顾客同销售人员私下讨论他们的要求，也可用做展台工作人员的休息场所。

一般活动现场注重的就是一个氛围的把控。如果你无法吸引顾客的眼球，调动顾客的积极性。那么你就只能看着顾客不断流失，却无能为力。在活动现场布置一个LED大屏幕，这次我们不止放宣传广告，我们让顾客一起参与进来，有互动，就有流量。

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抽奖箱

3D赛马

摇一摇互动小游戏猴子爬树、3D摇一摇、疯狂数钱等，让现场顾客玩嗨，附上精美礼品，让顾客有的玩又有的拿，顾客尽兴还怕自己的品牌得不到宣传？

3、展位设计（略）

（六）参展人员参展职员职责包括：布展、撤展，参展安全、后勤，传译（英文），展览资料的发放，物品的运输、保管、分类、领取、统一回收等。尔后选择由谁去？几个人去？如何去？

（七）人员培训

培训材料需编印成册，培训内容要有系统，培训内容和步骤可以分为如下三个部分：

1、情况介绍。包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等，目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。

2、展出介绍，包括展览会和展品情况。（展览会情况包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展品介绍包括每一项展品的特点、材质、质量、适用途、销售价格等）

3、技术训练。主要训练展台的接待和推销技巧。

尔后决定何时何地由谁培训怎样培训？

四、开展前期的工作准备

一）展台的布置

建议：选用少量、大幅的展示图片框，以创造出强烈的视觉效果，以达到顾客超凡的想像力，将图片框放在视线以上的地方位置，并且使用大胆而抢眼的颜色，避免使用易融入背景的中性色彩，这样使展台从远距离便可突现出来。

（二）前期工作准备

1、前期工作准备包括工作安排、管理安排和行政安排。

（1）工作安排。向展台人员布置展台工作（包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、以及后续工作等，进行分工），并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道并理解此次展出的目的。

（2）管理安排。包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等。

（3）行政安排。包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。

2、检查核对参展的各项内容是否到位，包括展品、产品资料、宣传资料、贸易条款以及各设备工具等。

3、展会后勤工作：确保展会所需的装备、陈设、促销材料以及人员都能够完好地在正确的时间到达展会现场。

（三）客户邀请与信息搜集

委派1-3名人员负责会前的客户邀请与信息搜集工作，职责如下：

1、上门送请柬（最好直接送到决策者手中），并尝试邀请10到20个潜在的高端客户到公司的展台前参观展台，并准备一些较独特的产品作为礼物赠给邀请来的10到20位客户。

2、到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在客户并努力与之成为朋友。

五、展期工作及人员安排

（一）工作内容

1、迎宾（1-2人）：负责接待经销商进入展区，派发活动宣传彩页，向参会人员告知本公司展位及产品，负责产品的简单介绍，让客户明白公司的产品和服务的范围。

2、产品介绍员（1-2人）：派发产品说明书，负责品牌、产品展示、讲解及整体营销策略的介绍，将有合作意向的经销商介绍给谈判员。

运用乐乎现场嘉宾展示功能，实现产品的介绍，高调大屏幕上呈现，吸引眼球

3、谈判员（1人）：重点讲解招商政策，负责大客户及重点经销商的深入沟通，统筹并调整招商策略。

4、信息搜集（1-2人）：参加展览过程当中派遣部分职员到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在客户并努力与之成为朋友。

信息资料包括：

（1）产品信息；（2）市场信息；（3）第三方信息；（4）竞争对手信息。

资料不需见人就发，可有选择性地向意图客户发放资料，包括前来索要资料的行业客户。对于认真参观的客户，要具体介绍。

（二）人员名单迎宾（1-2人）：产品介绍（1-2人）：谈判（1人）：信息搜集（1-2人）：

注意事项：

1、专注于潜在客户，争取和潜在客户预约，并在展会后的4到5天内面谈或电话接洽。

2、展会期间，每天工作结束时和员工开会，收集整理潜在客户的联系方式，并立刻跟踪服务，确保当客户回到他们的办公室时，已经有公司产品的一份样品在等着他们了。

3、保护好资源：准备的宣传资料，量大的，要求人人都有，比如宣传单页；重要的，要收好，有选择性地发放，否则一窝蜂上来一下就没有了，也来不及重新制作，等后面几天的厂商来了，名片也没有了，资料也没有了，就不太好了。

4、努力结交朋友，这些朋友可以是行业里的管理人员，可以是同行，可以是上游供应商、或是下游、媒体的朋友，政府的人员等等，同行交几个朋友，同类交几个朋友，政府里面交几个朋友等等，多个朋友多条路。

六、会后总结

展会的收尾工作内容如下：

1、总结意向客户量、成交量以及利润的实现情况。

2、会后搜集到信息的跟踪处理工作。展会竣事后，收集到的客户资料统一送交业务员主管，再由业务员主管负责分配并安排展会的后续行动，后续行动对于比较远的客户，可打电话、QQ洽谈，约定那个月或那天上面拜访，如果远的客户要到公司来参观，要紧记住客户到厂的时间，在到来的提前三天打电话给他，以便做好迎接的充分准备，包括公司的整体形象，用膳，休息等；如果有当地客户也去参展，也可以去拜访他们。