如何策划一场发布会

（原标题：一场成功的发布会怎么策划？）

 

 

发布会是很多公司对外宣传自己的窗口，是企业面向公众的观礼仪式。然而如何办好一场发布会，却是很多创业者困扰的地方。本文作者Eva，具有10余年市场公关深刻经验，历经化妆品，时装，顶级公关公司, 美国上市公司董秘;现投身互联网，为某网站品牌总监。特写此文分享办发布会的经验。
 

 

 

 

不少局外人觉得发布会(Event)就是短短的几小时，没什么了不得。没错，“又臭又长”的发布会不是好公关，好的Event短短一瞬让你惊艳一生，比如乔布斯那凌空淡然一晃;又有人觉得发布会是一件极神奇的事，特别是时尚奢侈品的发布，令人眼花缭乱，目眩神怡，是怎样的如来神手才能如此翻云覆雨?

 

其实，发布会既不简单，也不神秘，不管是互联网的“小米Style”还是奢侈品的“香奈儿Style”，在这里， 我为大家总结出一条“ICE”法则，只要抓住重点要素，即便是零基础，也可以做出“普大喜奔”的优秀发布会

 

发布会的I.C.E.法则：

 

要办发布会，需要从I ( Idea) 想法创意，C (Communication) 传播， E (Event Execution)活动执行三点出发。下面，我们就一条条展开来讲：
 

 

 

(一)   IDEA: 是发布会的灵魂

一场好的发布会绝不仅是“高端大气上档次”，其关键在于围绕和突出“核心主题”，给人留下深刻印象。否则即使再喧闹，再奢华，也会变成过往云烟，造成最忌讳的“失焦”现象。

 

如果是小米这样的“互联网式”公司，其主要创意是基于“产品”独特性和“粉丝”关系上，不要花过多形式考虑形式，可以风格简约，直接，重点落在产品展现(如通过埋包袱设期待等方法)顺应粉丝“民意”的活动，互联网口碑传播等方面。

 

而如果是大牌奢侈品，通常会更注重本季的“时尚主题”是什么，想要传达的“精神和风格”是什么，这种精神需要什么样的创意来传达?所以，氛围营造和明星代表从传统意义上是创意的重点。

 

总结来说，不管是什么类型的发布会，一开始首先要明确目标，确定主题，基于主题将主要创意创造出来。不要过于贪心，其实一场发布会只要有一个最大的亮点就足够了，因为所有来参加的人，以及后续的报道，通常都会集中对某一个点发生兴趣和讨论，即使有多幕，建议也是有层次递进，以烘托最高潮的部分。

 

有了主题目标，便有了重点，后续的工作一定要集中此点发力
 

 

再好的创意也要预算(Budget)支撑有经验的公关活动管理者，会迅速将创意，场地，制作，明星等等所有内容在脑海中分别标价，从而形成大概合理性框架。这可就是金牛座的绝活了，控制好预算，并且把钱花在该花的地方至关重要。
 

花费的大头是明星嘉宾，场地，搭建，表演等。如果是范冰冰这样量级的明星，出场费通常要200万起，当然，还要看关系;网上KOL(意见领袖)现在也是炙手可热，不仅有传播价值，而且自身还会是有力的自媒体。
 

场地是一个考察眼光和创意的东东，通常发布会会选择在大型会议中心，酒店，体育场等地，但很多时候，包下一些有创意的餐厅也是个性价比很高的选择，笔者就曾在国贸一带找到一个非常优雅，并有浅水池的咖啡厅，仅用10万元包下，便进行了一场非常美的水中时尚发布会，T台搭在水中，模特错落而来，灯光辉映梦幻。

活动现场布置一个LED大屏幕，除了可以循环播放宣传片外，还可以使用大屏幕互动软件【乐乎现场】，对现场的气氛进行把控。消息上墙（即微信上墙），弹幕互动，让现场宾客可以聚集在大屏幕上进行互动，让现场气氛达到一个高潮。再利用【乐乎现场】的抽奖功能，互动游戏功能，吸引顾客，为公众号增粉，为新店造势，树立良好的品牌形象
 

(二)   Execution: 是发布会的身体

有了预算范围能接受的想法，接下来就是怎么做了。(为了便于大家理解，这部分放在Communication传播前面，)。

发布会执行其实容易掌控，只要记住3W: Where, Who, When

 

1、    Where 选址

选址要考虑几点：容量，设施，档次，花费，交通，配套(如餐饮住宿)，备案。并且需要打出预定时间的提前量，越是参会人数多的发布会，越是热门地点，越是会与热门时间或事件撞车，就越需要提前预定，为了稳妥起见，可以同时考察多个地点方案。

 

再就是天气问题，有创意，曼妙的地址，常常在户外，大家还记不记得“小时代”里原本选址的地方突然下起了鹅毛大雪，多亏顾里提前准备了室内备选吧。不过看到那段的时候，我居然有些奇思妙想，在鹅毛大雪的江边，设下玻璃幕墙，里面升起温暖火炉，整个发布会如同在冰雪世界中缓缓浮动的优雅天鹅。岂不是也很好。
 

 

当然，budget,budget!如果是时尚发布会，大抵会不惜一切代价为美轮美奂的环境买单，因为“不顾一切的极致的美”是艺术与奢侈的传播要点;而虽然现在许多互联网公司也都财大气粗，但一般不会如此精致，花同样的钱，他们宁可租更大的地方，从全国各地呼朋唤友召集粉丝来一场屌丝的狂欢。

 

再简单提一下关于设施，交通，和配套。

 

因为许多发布会在外地举行，所以交通便利性必须要考虑周全。同时主办方一定要准备好接送车辆(比如重要嘉宾需要单独配车和司机)，而大波媒体客人可以有大巴车在机场车站等接送。即使是市内发布会，也尽量不要找过于生僻，交通特别拥堵的地方，像帝都魔都这样的地方，由于幅员过于辽阔，选择太偏远的地方将给参会者带来极大不便。

 

有了微信以后，可以大大提高效率，如提前做好微信账号，请与会人员关注微信，而后各种信息可以微信传送。当然，千万不要完全依赖新方法，打印好会议日程，即使短信通知，实在不行电话联系，都是不能偷懒的。做活动，真心就讲一个“细”字。

 

有人，有钱，接下来还有一个很重要的，那边是时间表。

 

千万别以为Time line is just timeline，时间表可是将整个项目串起的一张总表，需要天蝎座这种极冷静，理智，抓得住重点，不怕得罪人的同志来控制整体的节奏。如果你Missed the deadline，你会发现背后有个冷飕飕的蝎子说“you are dead!” 这个时间表，不是最后我们说的“minute by minute ”Rundown，那么细碎的事情，可以交给处女座来完成，天蝎作为PM(项目经理)负责总体的规划。

 

通常一个大型盛典，从3个月前就会开始筹划，因为需要预留一些重要人物的时间，需要给场地预定，物料制作，排练等留够时间。通常，我们会把“Launch Day”发布日先确定下来，然后倒推时间表，并根据时间表上的工作任务，安排每一个具体的负责人，并定期开会互相通报进展。
 

 

 

2、 Who 人员分为几大部分：

受邀人员：主办方领导，特邀嘉宾，明星嘉宾，媒体自媒体及其他意见领袖(博主，微博大V等)，粉丝;

工作人员：公司内部工作人员，外部公关公司，活动公司，演员(不是指明星，是活动中表演者)，主持人(很重要)，礼仪，外请化妆师，摄像摄影师

 

3、 When 时间表 ( Timeline & Rundown )

对于发布会来说，时间表，就是生命线。因为时间表不仅仅是记录时间，更是把整个项目串起来，理清项目内容，以及分工负责的项目明细表。业内人士常常有timeline强迫症。只要做一个项目就要先根据发布时间倒推回去，为每一部分工作留出时间，分配好负责人，列出现在的状态以及下一步需要解决的问题。

 

(四)Communication: 是发布会的表达

一个发布会，少则来几十人，多则上千人。可我们花大力气去做，是希望它的影响力能达到千万人。开头就说过“IDEA” 不管是小米的“产品创新”“金字塔式粉丝联动”，还是时尚奢侈品令人眼花缭乱的场景“创意”，其实都是为了“deliver message”传达信息。最近在办公楼电梯旁看了一则特别好玩的广告，里面穿梭着各种名人(如于谦扇着扇子在大街上摇摆)大家都好奇的张大嘴巴看，直到最后突然开出一辆别克车，这时，电梯也来了，所有人都不解的叹息，这是个什么意思啊?有什么关系啊?所以，发布会再炫再酷，如果没有传达出特别明确的“Key message”也白搭了。

活动现场布置一个LED大屏幕，除了可以循环播放宣传片外，还可以使用大屏幕互动软件【乐乎现场】，对现场的气氛进行把控。消息上墙（即微信上墙），弹幕互动，让现场宾客可以聚集在大屏幕上进行互动，让现场气氛达到一个高潮。再利用【乐乎现场】的抽奖功能，互动游戏功能，吸引顾客，为公众号增粉，为新店造势，树立良好的品牌形象
 

沟通，有几种：

上墙弹幕，是【乐乎现场】用于现场互动，开场暖场功能中的一种。现场宾客签到后就可以在手机端发送信息，信息会同步展示在现场LED大屏幕上滑过。类似于电视视频弹幕效果，可以用于暖场时活跃气氛，宾客进行隔空喊话，有效解决台上台下互动尴尬的情况。让活动现场气氛更加和谐。操作简单，视觉效果也是别样独特。给现场宾客不一样的互动体验。
 

上墙弹幕

第一，所有会场安排都指向的同一个意思，比如某特定创新，或者风格(回归60年代)包含很多细节，如现场布置，服饰，礼品，标语等，这会让人不由自主的留下清晰印象;
 

第二，发言人的讲话，come on，不要再又臭又长的一个个领导发言了，不而要“亲切，真实，鲜明”，有时一个幽默的玩笑，直指人心，要好过冗长的讲话;这里特别注意一点，就是讲稿(通常是PPT)的编写和设计，如果不会，就去向乔布斯学习吧;

 

第三，公关宣传：这就是狭义上的Communication，请媒体与KOL，为他们准备好需要的Press Kit(新闻稿，活动流程及指南，公司或新产品介绍，有趣的小纪念品，车马费等)这些是需要在签到时给到媒体的，不过通常沟通最重要的是“时间节点”，谁也不希望自己的机密提前泄露，特别是在网络发达的今天，所以现在用softcopy(电子版)的形式发新闻稿(包含了现场照片)比较普遍。

 

第四，采访和展示。我们常常会用到一个词叫做“pitch”，pitch说白了就是指去争取到的意思(是免费的，不是买的)，Pitch到重要媒体或自媒体的采访十分重要，因为通稿为了铺量，专访为了出深度，两者需结合。产品展示陈列，让媒体使用也是同样目的，

 

第五，出稿，给到媒体信息是为了他们能最大化的传播出去，所以就需要公关们追稿审稿，这真是一个博弈和考量情商的时候了，只有大众接受到了正确的信息，才算达到目的。

 

第六，二次传播，如果说刚才还不算达到目的，那么种子信息引发话题和大众热议，自发转发就更加妙不可言了。比如说电影“致青春”就引发了大众网友们无数的讨论。

 

第七，KPI，传播出去最终是要考核的，比如百度指数，比如微博热门话题，当然，还有统一行业标准的公关和广告价值计算。

 

(五)小结一下，做好一场发布会，要掌握 ICE ( 想法，沟通，执行) 法则，执行层面下面，又有3W ( 时间表，选址和人员)。抓住了这些要素，再结合对本行业的理解，不管是自由奔放的“小米 Style” 还是奢华隆重的 “香奈儿 Style”，相信都会游刃有余!