年会策划从准备到现场实施的流程总结

公司年会策划方案的准备大约分为五个阶段：会前沟通阶段、年会策划阶段、年会筹备阶段、会场布置阶段、现场实施阶段、会后总结阶段。

 

 

一、会前沟通阶段
在写年会策划方案之前首先要确立几个事项，主要为：1、年会主题 2、年会调性 3、年会形式 4、参加人群 5、年会预算 6、年会时间 7、年会场地

二、年会策划阶段
俗话说：谋定而后动。在开始筹备公司年会工作前先要有一份整体的年会策划方案，据此来对接详细工作，应包含：年会流程表、年会节目单、所需物料、年会筹备工作组人员名单及分工，年会执行人员名单等。

其中所需物料一项包含：年会设计物料、布置会场物料及各个节目策划所需道具。此环节最容易落下的是各个节目所需物料及道具。

 

 

三、年会筹备阶段
筹备环节要跟进各个配合部门的进度，把握各个任务项的进展情况。包括：费用申请、各部门年会表演节目征集（以及年会所需其他素材征集）、物料设计进展跟进、年会时间及地点通知、活动公司对接、年会酒店对接、摄像师对接等。

四、会场布置阶段
会场布置主要包括：现场音响、灯光、各个节目所需大屏背景（一定要提前测试）、舞台搭建、会场指引牌安放、以及其他设备布置。

 

 

五、现场实施阶段
在年会正式开始之前有个保障工作：彩排。彩排包括嘉宾座次安排、大屏幕画面、节目、启动仪式所需背景及素材、主持人演练、录像等。

另外，公司年会进行中要注意几个节点。
①年会签到时间，通知大家到场的时间尽量比签到时间稍早。签到尽量选择高效的签到方式，例如电子签到墙签到，扫码就能签到，能节省签到的时间和人力。同时头像将会以3D图像的形式展示在签到墙上。电子签到墙的效果比传统纸质签到会更好，所以目前电子签到墙也是主流签到方式。

 

 

②年会正式开始时间。安排好年会启动仪式，签到墙和启动仪式都能使用到互动大屏幕，即，跨屏互动实现，全场摇一摇参与启动仪式，让公司年会启动仪式更具意义。

 

 

③上菜时间要合适。一般安排在开场节目结束以及领导致辞后。
④中间的抽奖活动及抢红包时间和轮数。抽奖活动可以和互动小游戏结合，组合成抽奖游戏，赢得游戏获得抽奖机会。抢红包同样使用互动大屏幕，就不需要另外建群了，大屏红包雨效果更具创意。

 

 

⑤年会结束时间。如果是晚上进行，要考虑员工安全，注意开始与结束时间不宜过长。

公司年会现场实施主要包括：接待签到墙签到服务 、现场服务 、PPT控制 、音响视频播放 、餐饮安排 、现场录像。

 

 

六、会后总结阶段
对于年会策划来说会后结束后的总结也是非常必要，就如同开盘总结一样，应该回顾一下此次过程中的不足之处及各个环节对接不当之处。除此之外，年会总结还可以增加节目评奖、照片整理 、视频剪辑刻碟等。