第一次策划年会，想完美收官，你需要知道这些注意事项！

对于第一次策划年会的负责人来说，有很多年会策划的细节和注意事项需要知道，今天，小编就为大家整理了公司年会策划的几个部分的注意事项。希望有帮助到你~

 

 

        选择年会场地

第一次选择场地的年会策划朋友，可以多注意以下几点：

1、场地的远近会影响到员工的整体感受。远的场地一般远离市区，环境优美，能让员工更放松。但要安排员工的交通住宿问题。近的场地交通便利，可以让员工自行解决交通。年会策划要在这中间做一个权衡～

2、场地的大小要合乎人数。预定的场地过大，参与人员坐得不够紧凑，年会的气氛就烘托不起来；场地过小，又会使员工产生拘束感。为了确保场地面积适宜，一定要现场核实场地！

3、场地最好要有能支持年会活动的设备。比如音响、灯光等。既能促进活动的顺利进行，又能节省预算，避免了行政再找供应商。

 

 

4、现场检查场地的功能设施配备。比如厕所距离活动场地的距离，有没有配备消防栓、逃生口等。举办大型活动时，要有预防突发性灾难的意识！

4、场地附近还要有停车位。可以方便公司同事及邀请来的客户嘉宾泊车～

年会流程设计

为了保证活动当天流程的顺利进行，可以注意这几点：

1、制定好详尽的年会流程安排，越详细越好。

2、环节衔接要预留比较机动的时间。环节与环节间不必卡死，以便于及时做plan B的调整。

 

 

3、要对流程进行彩排。让参与人员都能对流程节奏与内容产生熟悉感。

4、前期后期的时间安排要合理。活动前期要预留交通时间，活动结束的时间也要合理，不能太晚，方便大家散场回家。

5、要有人在现场对流程全程监控。督促流程的走向，出现问题时及时更换计划。

 年会签到墙

很多公司的年会签到会直接使用签到本，大家到场后自己签名进行签到。但是对于大公司来说，员工人数较多，还有很多合作商，如果大家集中在一个时间到场，难免需要排队，导致入口滞留，给大家的第一印象就减了不少分。所以小编更推荐使用电子签到墙。在场所有人扫码进行现场签到墙签到。签到后的人的头像将会出现在现场签到墙上，形成裸眼3D图形，甚至还能在签到墙上组合成logo和文字，可以作为年会启动仪式。

 

 

市面上有很多签到墙互动大屏幕软件，例如乐乎现场（www.ulehu.com），其中签到墙功能有4种，大家可以根据需求选择适合自己的签到墙功能。

签到墙上所有签到的信息将会统计在后台，年会结束后，年会策划可以登录乐乎现场后台一键导出签到墙数据。

年会的餐饮

年会开始之前，往往只有年会策划们知道场地长啥样～所以贴心的年会策划们可以拟出现场分桌图，在图中注明活动场地大门、逃生口、卫生间等重要位置，以及活动现场的桌位安排。

 

 

交通住宿

如果是将全体员工拉到郊区开年会，一开又是两三天，那么行政们还要考虑交通和住宿的问题。

交通的话可以请外包的供应商帮忙解决，集体行动，解决出行。住宿的话，要注意每间房人数安排的合理性。太挤会让员工产生排斥感，太空也不利于活动预算把控。一般一间房安排2-4人为宜。

　活动宣传

年会策划在举办年会的过程中，一定要重视宣传～可以通过邮件、公众号、内网等形式进行，让年会策划可以更好地了解员工的想法，员工也能实时知道行政都做了哪些工作。

1、前期宣传：年会前期可以选择进行多次不同内容的剧透宣传，一方面保持了信息互动，有利于员工了解年会活动，产生参与感，另一方面也能增强他们对活动的期待感和热情。

2、后期宣传：对整场年会做回顾，可以盘点年会现场的经典瞬间，也可以发一些活动花絮。通过情感调动起员工的凝聚力。

3、收集反馈：年会策划可以通过问卷调查等形式，收集员工关于整场年会的意见并展示，让员工了解年会策划工作还有哪些方面可供改进。

 

 

注意事项

除了以上说到的，还有一些注意事项，也值得看一看。

1、电子设备做好备份。年会现场的PPT要事先复制到另一台电脑上，避免电脑临时罢工。

2、年会节目和参演人员发生变化，要事先通知并安排，留出时间调整。避免年会当天节目出纰漏。

3、整个年会策划的文档清单，除了相关负责人要有以外，年会总负责人都要有备份。

4、年会结束后，要记得检查现场，将能回收的物品整理好，第二年还能用。现场有遗落的物品，要记得保管并联系到个人。

5、如果年会策划需要用到供应商，一定一定一定要再三确认供应商的品质。