高效完成会议策划的4个奥义

会议就是聚集多个人针对特定论题或困难进行讨论或解决。很多时候我们需要通过会议来脑暴，讨论方案，传达政策等等。但面对拖沓冗长的会议，以及总是无法敲定的议题，往往让会议策划者心力憔悴。

 

 

会议普遍存在效率低，无法达成结论等问题，通过观察发现，往往有以下原因：

会议议程审批流程冗长
会议通知不到位
会议准备工作分配不到位，工作明细不清晰
会议前的派车接待不到位
会议进场签到容易混乱

如何高效组织会议，是每一个企业最迫切的需求。不管是某一种属性的会议，其会议策划都离不开以下几个步骤：

1、筹划环节
如何高效地筹划一个会议？行政部门需要根据会议的性质、内容、规模，拟订计划方案。其中，时间、地点、议题、参加人员、食宿接待、会场布置、会议的主持人等都是不可缺少的基本要素，最好是按照程序逐一拉单。需要及时发起会议的组织实施方案和经费预算，报请领导审批，会议策划全部流程智能化管理，大幅度提升办会效率、减少会议繁杂事务，降低会议管理难度。

2、准备环节。

其次，就是要展开会议的准备，也叫做会议的筹备阶段，主要是根据时间先后、轻重缓急，编制一个筹备计划，多个部门合作的，还要召开一个或者几个协调会，明确任务分工、标准要求和时间接点。向员工分派文字材料准备、物品准备、会场准备、食宿准备、接待准备、保障准备等等工作任务，实现任务细化安排。筹备工作是一项艰苦细致的工作，会议的准备质量往往影响会议的成败。

3、实施环节。
会议前需要布置会场，包括会标、条幅、音响、鲜花、材料、文具、打印设备等细数到位，同时要安排好座次、调试好所有必备设备。现场各个环节的流畅度把控，乐乎现场（www.ulehu.com）支持现场手机扫码签到或是人脸识别；会议菜单可以整合整场会议的主要内容及流程，帮助与会者更好的了解会议内容。

 

 

4、收尾环节。
会议结束后，要及时收撤会议物品，清理会场及食宿场所物品。任务提醒相关人整理会议纪要，跟进会议回顾。

有哪些需要重点注意的地方？
1、场地的准备

大型的会议策划要找到合适的场地非常重要，还要考虑到人员临时增加，保证会议室桌椅，桌布的充足，音响投影齐备。

2、先进的智能会议设备

为了更高效的工作，会议策划需要采用先进的智能会议设备，集高质量显示、触摸书写、无线传屏等功能于一体，兼容多种远程会议软硬件及丰富的办公应用，致力提升企业机构的会议效率。

3、环境租摆

综合服务商的伙伴们在会场内摆放一些绿色植物、桌花，营造舒适的会议环境；会场内调整灯光，做到明亮柔和。

 

 

4、迎宾与导视

我们还设置迎宾栏杆座、主题迎宾海报牌、会议签到墙，会议导视牌，迎宾工作人员，让来宾少走弯路，提前告知洗手间的方位，为来宾提供最贴心的服务。

5、避免会议改期/取消等

6、避免会议跑题、主题不明的会议