会议策划时要做好哪些工作

大型会议策划往往要经过一系列繁琐的工作，若是某一步骤没做好或做到位，可能会使得会议效果不尽人意，甚至出乱子。一份详尽的会议策划方案能够让后期执行更加省事，但详尽的方案包含了很多事项，如会议目的、规模、时间场地、与会人员、预算、会议形式、分工等等，在会议策划时如何着手，要注意哪些方面呢？

 

 

一、与领导沟通了解会议目的

会议策划之前的沟通是必不可少的工作，了解领导举行会议的目的，确定整个会议策划的大方向，方案要体现出主办方的意图，否则完全是无用功。比如要沟通好会议的主题是什么？多大规模？请哪些领导来？议程是什么？有什么特别交代的事项？

二、草拟初步方案，与领导确认

沟通之后应该将初步的方案拟写出来，交给领导来审核。因为在沟通过程中，有可能出现理解偏差的情况，把方案写到纸上，能够及时纠正，避免走偏。同时，如果领导需要修改，或者有新的想法，也可以及时加上去。

三、细化方案

初步方案确认后，就要来细化每一个环节了，这一步骤是最重要的一步。可按照“会前、会中、会后”的思路来安排好每一个步骤。

1、会前准备：会议通知、落实与会人员名单、安排会场、会场平面图、会议签到、会议材料发放等等。

会前准备工作量较大，会场的安排比较讲究，根据不同的会议来布置现场，同时也要考虑作为安排等等。诸如会议通知、签到的事项，可以借助乐乎现场（www.ulehu.com）会议报名及3D签到墙来协助，大大减少工作量。

 

 

比如乐乎现场大屏幕互动功能；在现场可实现大屏幕签到，拿出手机扫一扫签到码，每个参会人的头像都可以上3D签到墙，增强互动感，并且自动统计参会情况，及时了解会议详情。

2、会中：物料配合、人员配合

会议每一个环节需要什么物质材料配合？工作人员在每一环节应做什么？都需要策划到位。

比如会议中有现场抽奖的环节，那么抽奖游戏是用什么形式？乐乎现场（www.ulehu.com）互动大屏幕抽奖箱，能省下不少事。现场活跃气氛还能使用乐乎现场中的互动游戏，手机摇一摇就能完成，门槛低，更有趣。

 

 

3、会后：会议纪要、总结、宣传报道

四、合理分配工作

执行中很有可能出乱子，要懂得与同事分工合作，千万别一个人把全部活揽下来。如果真有什么特殊情况，到了紧要关头往往都是顾得了头顾不了尾了，因此分工合作是必需的，多一个人分担处理当然会更靠谱。

五、主办人公布策划方案并宣布分工

会议策划方案确认完成后，由领导来公布并分配工作，这一点很重要，毕竟自己没有分工权力，同事不一定能全力执行。由领导出马，那就变成了自己分内的工作，这是不一样的性质。

完成了以上的会议策划工作，那么执行下去就会事半功倍。当然，在执行过程中会遇到各种各样的情况，这时就需要及时调整，灵活处理啦！