展会策划的过程是一个综合而又复杂的过程,并不是简单的等价交换。它是为卖家和买家提供一定的环境和场所,促使交易达成的过程。评价一场的展会策划,要涉及到众多行业和部门的,因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素,为未来国际性展会策划奠定基础。
展会策划时,如何让展会活动变得更加方便
一、首先要了解展会涉及到哪些部门,并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门,为展览会的成功举办铺路,我们可以看到展览业促进了相关行业的发展,同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。对于一名有着丰富展览经验的组织者来说,必须要充分考虑到这些因素,才能使展览会达到圆满的目的。
二、市场调研
市场调研对于策划者来说非常重要,尤其第一届的展会策划更重要。策划者应具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识,应思考有没有成功召开的经验和现有模式;有没有创造出品牌;有没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群。
三、创新意识:
俗话说“当别人已经占领了山头,我们没有必要去抢这个山头,我们可以另开辟路,占领别人没有发现的山头”,展会策划者在策划展览时要有这种创新意识,即对周围和未来的事业的关心与思考。比如,在准备策划这个展会时,不仅要提前到实地考察,而且要收集大量的相关信息,确定未来几年中国的发展趋势。可以提前做好可行性分析报告。
三、场馆选择
在选择场馆位置,应考虑场馆的硬环境和软环境。
1、硬环境的考虑:
Α、场馆的交通是否便利;
Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全
C、场馆的交通运输方式是怎样安排的
D、场馆的面积及场地的合理化分配(制定展位图做考察)与相关租用配套设备。
2、软环境的考虑
①场馆内部保卫设施是否到位
②场馆的停车场及休息场所是否合理
③场馆的水电供应情况
④场馆的卫生清理工作
⑤会议期间场馆提供的相应服务
四、场馆租赁方式:
1、以场馆实际建筑面积计算,按平方米/元/天来整体计算场地租金,国际上专业会展的召开期为六天。布展为两天,开展期为四天,也有安排五天或七天的。
2、按场地实际搭建展位(标准3*3)即每个展位/天/元计算总体租金,根据具体的租赁方式,在确定场地后,场馆一般要求租用方支付定金,该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%,
五、展会召开期间的组织工作
展会召开期间的所有工作进入最后结束的倒计时工作,前期大量的组织工作得到体现在于最后的展览会效果,参展商满意,参观者满意,才能说明展会的成功。
要求:
⒈做好大会的参观人数的统计、分类。
⒉发放大会的展览会刊(每天定时发放,要根据参观对象的身份发放)
⒊协调展会期限研讨会会议组织安排工作,做好研讨会与展会有机结合
⒋做好最后的中间人形象,积极为企业牵线搭桥,为企业服务
⒌统计大会的成交额做好记录
⒍积极听取参会代表对大会的意见和建议
⒎根据参会信息,再次邀请参会企业参加第二年的展会
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