从哪些方面和步骤来统筹和做好展会策划

一场成功的展会活动策划与组织，应该从哪些方面着手？活动公司在接到展会策划的活动需求之后，一般会从哪些方面和步骤来统筹和做好这场展会策划？

 

 

展会策划要点一、客户邀请
1、展会召开前半月进行召开区域客户拜访邀请，邀请意向客户及准客户。
2、客户邀请必须当面拜访，并告知所召开展会相关信息。将邀请函交付本人或相关人员，不允许电话通知或口头传达。

展会策划要点二、促销政策
各销售处可以根据各区域市场情况及特殊客户公关策略，自行制定区域促销政策（只限于展示会当天交付车辆），并将促销政策及促销原因上报进行审批，合格后才允许执行。

展会策划要点三、资料准备
1、酒店
为了确保促销活动能更好的展示公司及产品形象、取得最佳效果，需按促销活动需求选择最适合的酒店。

2、室内
选择大小适合会议规模的会议室，会场进出方便，有明显的导引牌，有服务人员提供上乘服务，宾馆会场需有专人负责，并提供尽可能多的方便。

3、室外
促销活动会场需要有开阔样机展示场地，可停放展示样机，并有足够的样机表演空间，进出及装卸样机方便，地面应允许履带设备摆放及行走演示（场地应整洁，无污物）。

 

 

展会策划要点四、展会布置
1、视觉效果
为保证促销活动现场的效果，在活动前一天须将会场按公司VI标准布置完毕（拱门、条幅、喷绘、展板、展架、导引牌等）。

2、必备设施
活动现场必须配备投影仪、DVD、电脑、座式麦克风、无线话筒（两个以上）、白板等硬件设施，宴会厅要求悬挂答谢宴会条幅。

3、参展车辆
分公司负责参展车辆完好到位，外观整洁，无灰尘，无划伤，无故障。参会人员

4、人数
邀请客户到会率不允许低于80%，无关人员不允许超过20%。

5、电子签到
展会现场进行乐乎现场（www.ulehu.com）扫码验证签到，签到者输入的信息需与会前倒入的名单信息一致才可成功，严禁邀请无关人员参加促销活动及让无关人员进入促销现场。

 

 

展会策划要点五、酒店准备
1、会议厅门口设置接待台，用于来宾签到，并发桌号
2、会议厅开会时，以课桌式进行，约人位置
3、宴会厅就餐部分以圆桌式进行，主桌人（各县市与公司主要领导），副桌人、个副桌，另备1桌。
4、主席台前需要主持台，主持台用鲜花装饰，同时需要桌麦一个，无线麦克一个
5、会议期间需要酒店方提供投影、投影布
6、会议开场前需要酒店协助将条幅或背景墙布置好
7、酒店需于一楼大厅放置明显的指示牌，将客人引领至会议厅
8、酒店方提供一个抽奖箱（最好自备，透明有机玻璃的）
9、餐桌要有桌布，餐椅要有椅套。10酒店方将桌牌摆放，主桌为1号，其余桌号为2-？号

展会策划要点六、展会中注意的细节
用户调查：
1、必须发放并回收《用户调查表》
现场解说：专业人员负责室内、室外的产品和企业介绍。室外解说需配备现场音响设备，以能盖过机器噪音为宜。

2、关于主持人
代理商应聘用专业主持人或在公司内部培养专业主持人，和相对成熟的会展小组。

3、礼品发放
活动礼品、礼金应严格控制，原则上在用餐后，凭邀请函发放。

4、会议记录
须设专人进行活动拍照，照片内容须涵盖酒店布置外景、会场全景、就餐全景、样机演示等，收集照片后建立促销展会原始资料库，为以后的促销活动提供直观的参考，并反馈厂家。

展会现场的气氛调节也同样重要，充分利用展会现场的电子大屏幕进行现场互动，乐乎现场（www.ulehu.com）会议版，能实现展会线上发布，报名，在线售票，以及活动现场的开幕启动仪式，产品介绍，互动小游戏，抽奖游戏等等，满足展会90%的流程需求。

 

 

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原标题：如何策划一场展会活动，有哪些步骤和流程？