该如何把控答谢会现场流程

在整个客户答谢会活动准备与执行过程中，负责人员应该对自己的工作负责，积极反映在准备或执行过程中发现的问题，与总负责人沟通，鼓励“补位”精神。那么，在整场客户答谢会的过程中，如何把控答谢会流程呢？

 

 

一、费用控制与答谢会流程
1、活动单独设计“费用审批单”，在答谢会方案中提及的费用均以审批单的形式，报组委会主任审批后，方可支出。
2、宣传物料：各种宣传物料包括展架、易拉宝、手提袋、答谢会流程表、24小时联系卡、签到处、晚会舞台背景、气拱门、气球等，均由设计人员设计后，提交组委会主任审批，由采购部门按照时间节点进行制作。
3、客户答谢会截止时间为XXXX年X月X日中午，退房后，公司将不承担客户在XXX的其他费用，届时将为暂时不离开XXX的客户介绍旅行社和其他商务酒店；

二、会议控制
1、发言文字：董事长、总经理、技术人员、销售人员等在会议的发言稿或PPT，均由组委会主任进行审阅，报董事长进行审批后，方可使用。
2、在活动时间确认后，应对董事长、总经理日常安排进行确认，确保能够顺利参加会议。

 

 

三、参观与旅游控制
1、参观由后勤主管进行监督与管理，并用气拱门、气球等对公司进行装饰；彰显喜庆色彩；
2、旅游由旅游公司负责，公司委派人员陪同、协调；

四、晚会控制
1、晚会在不影响正常工作情况下，有员工自编自演，可邀请专业人士进行指导，节目策划需要积极向上，晚会之中穿插优秀客户表彰，活跃气氛的小游戏，抽奖游戏等环节，可用互动大屏幕乐乎现场（www.ulehu.com）中的功能实现。时间控制在90分钟内；
2、答谢会流程答谢会节目安排、抽奖游戏、游戏环节，将开专题会议予以确定；

 

 

五、客户便利与安全
1、参会的公司人员均佩戴工牌，便于与会嘉宾了解其职位与工作，便于沟通；
2、对与会嘉宾每人发送答谢会流程表和24小时联系卡，以便与会人员在任何时间联系到相关工作人员；
3、组委会准备常用药品，以解决天气等外界因素造成与会嘉宾的身体不适时，能够在第一时间处理。

六、客户对接
可由公司高管携业务人员对20%的重点客户进行拜访，增强客户的品牌忠诚度和美普度。

七、预案
1、与会嘉宾人数：与会人数直接关系到会议整体安排、费用支出、活动效果等，因此销售人员应在邀请信发出后确认、会议前确认、客户日程安排确认等，如果在会议时，与会人员未到，应尽快通知组委会，及时对相关安排进行调整，以降低损失；对部分重点客户，应有销售部门负责人主动联系，确保到会；
2、为了确保活动正常进行，在设置专人确保会议在酒店、公司等区域不被外界因素所打扰；
3、活动中得客户代表发言环节，应安排1-2名忠诚客户，以防无人发言的情况发生；

 

 

八、宣传与效果
1、客户答谢会全程，邀请2-3家与公司具有密切往来的媒体人员参加，全程感受活动的组织与进行，让其切实的感受到公司的文化与氛围，同时促成在各自宣传载体形成新闻类稿件，宣传公司活动与品牌；
2、借助客户答谢会的契机，在专业杂志刊登“促销”广告，配合媒体宣传扩大影响力，促进XXXX年销量；
3、第一时间图文并茂形成新闻稿，发布在公司网站，并通过官方“微博“论坛”等形式进行转载或转发；
4、对会议视频、照片进行存档，在公司宣传视频制作时将作为重要元素，同时在各种展会、宣传活动时播放，以彰显公司实力，树立品牌；
5、通过充分的沟通与交流，与20%的重点客户形成XXXX年的合作协议，提升公司在中小客户中得美普度和信任度，让潜在客户了解公司、产品及文化，为XXXX年销售做好铺垫。